成功したいひよっこビジネスマンが頑張る話《日々のPDCAを回す》

都内勤務のコンサルタントです。行動を続けることで日々自分のスキルと知見を磨いていきたいです。連絡先:kochirayuki1005@gmail.com 多くの方からご相談をいただき感謝申し上げます!

モニタリングの時間を決める 気になるけど我慢

仕事をしていると必ず生じる各種のモニタリング、このブログを書いていても閲覧数などいくつかのモニタリング指標があります。

 

モニタリング指標は確かに、業績に向かうためだったり、評価のためだったりで、進めている仕事に非常に密接した存在であることは間違いない。

 

だが、密接した存在ではあるがモニタリングを確認する行為自体は業績に直接寄与する訳ではない

行動の結果を確認する行為であるから、当然次の打ち手を判断するためにモニタリング結果を見ることは大事だが、あくまで行動の結果であり、モニタリングを確認する行為においてはその数値が伸びる訳ではない。

 

しかし、私もそうだがモニタリング指標はついつい気になる

 

このブログの閲覧数なども、ついつい何度も確認してしまう

閲覧数を確認しても閲覧数は変化しないにも関わらず、である。

 

これが趣味の時間であれば特に問題がない。

例えば趣味でやっているツイッターなどの人気ツイートがどれほど伸びているのかを随時確認する休日などもウキウキして楽しいだろう。

モニタリングの数値が増えていくことは単純に嬉しいし、楽しい

それを見ること自体には何の問題もない。

 

ただ、これが仕事の効率の話になると全く異なる。

仕事をする際に集中力や、まとまった時間を確保するのが重要であることはこれまで何度も述べてきた。

この集中の邪魔になってしまうのが必要以上にモニタリングしている数値をチェックする行為と、そもそもそのモニタリングを気にしているという状況である。

 

メモによって頭の容量を外部化する - 成功したいひよっこビジネスマンが頑張る話《日々のPDCAを回す》

という記事において、タスクを外部化することで、タスクを常に考えている状態を排除することで集中力をあげるという話をした。

これと全く同じ構図がこのモニタリングという行為にも存在している。

 

つまり、モニタリングを気にしている状態は、

 

・常に、モニタリングしている数字はどうなっているだろうと考えている

 

・モニタリングを見るために度々作業が止まる

 

という二つの要因で作業効率を落としている。

 

そのため、このモニタリングの確認についても必要な時以外は頭の中から排除しておく必要がある。

 

このときの方法は至ってシンプル。

 

・モニタリング指標を確認する時間を先に確保しておく

 

・その時間以外には見ないと決める。

 

例えば、

例1)すぐに分析する必要がないような中期的なモニタリングであれば

週に1度月曜の9時から10時

 

例2)毎日行っているモニタリングであれば

毎日朝9時から10分間と、夕方5時50分から6時

 

例3)かなり頻繁に確認する必要のある指標であっても

毎時55分から5分間モニタリングをすれば充分であろう

 

これによって、モニタリングをする時間はきちんと確保されているから、分析する機会を逃す事はないし、きちんと分析する時間をとっていると思うことで決めた時間以外は自分の注意の範疇から外しておくことができるのである。

 

結果的に同じ時間量を確保していたとしても、注意力を分散させず、作業の集中力をあげることで仕事の効率は格段にあがるだろう。

 

実はおなじことはメールチェックなど他の業務にも言える。

緊急性のあるメールなども稀に存在するが、ほとんどのメールはそれほどに臨時性があるわけではない。少し遅れて返信したところで大きな問題はない。

しかし、リアルタイムでメールが入って来ているためについつい何度もメールソフトを開いてしまう。

ここには新しい情報を入れたいという、単純なウキウキ感みたいなものも少なからずあるのではないかと思う。

 

だからメールもチェック時間を決めてそのときにまとめて返す、などとして他の時間は見ないと決めてしまうことでも業務は効率化するのではないだろうか。

 

まずはスケジュール表にモニタリング、メールチェックの時間を決めて確保してしまおう。