成功したいひよっこビジネスマンが頑張る話《日々のPDCAを回す》

都内勤務のコンサルタントです。行動を続けることで日々自分のスキルと知見を磨いていきたいです。連絡先:kochirayuki1005@gmail.com 多くの方からご相談をいただき感謝申し上げます!

メモによって頭の容量を外部化する

いくつかのプロジェクトが同時に進行しているとき、それぞれについて多くのタスクがあって「あれもこれもやらなければ」と思ってしまい、生産性が落ちる瞬間が仕事をしながら何度も訪れることがある。

 

このとき、タスクを書き出したり、TODOリストを作ったりすることに私は以前懐疑的だった。

それらの書き出しを行っている間に一つでもタスクを終わらせればいいじゃないかと思っていた。

 

しかし、一度このタスクの洗い出しをやってみると意外にいいなと思い、その後続けている。何がいいかと思ったかというと、

 

 

・書き出した段階で、実は不必要だったタスクを発見することができる

 

・タスクを吐き出すことによって、「覚えておかなければ」と思う必要がなくなる

 

・「覚えておかなければ」と思う必要がないので、作業途中にタスクを思い出す必要がなくなるため、作業中のタスクに集中出来る

 

一つ目の効用は、書き出すことによって箇条書きなど文字や言語の制約を受けるため、一定以上整理する必要性が強制的に生じる。

つまり、書き出すという行為によって自分の頭の中という無限の空間から文字という有限に引っぱり出されることによって客観的にタスクを俯瞰することができるようになるのである。

 

次にタスク記憶の外部化について書いてみる。

私がタスクの洗い出しに大きな効果を感じたのはこの2つ目と3つ目の効用に依るところが大きい。

やらなければいけないことが多く、それらが重要であればあるほど当然一つのタスクも忘れてはいけないと思う。実際忘れてはまずい。

 

そういった状況である時、「やるべきタスクはなんだっけ」と思い返す機会を何度も持つ事となる。忘れてはいけないので、ことあるごとにタスクを思い出すという作業を行う。

 

タスクを思い出すためには、これも当然であるがタスクをその間覚えておかなければならない。タスクを覚えておくという持続的な記憶力をタスクが終わるまで保持しなければいけない。

 

さらにいえば、タスクは増える。作業中に次のタスクが生じる。

あるものを記憶するときに、それらの事象が変化しない方が記憶しやすい。数字10個を覚えることができるが、そのうちのいくつかが変化するということを何度か繰り返されると記憶することは格段に難しくなるだろう。

タスクも同じで、タスクとは浮動するものであって、記憶しておくというプロセスには不向きな代物であると思う。

 

記憶が難しければ難しい程、脳にも当然ストレスがかかる。覚えておかなければと強く思うようになる。強く思う程、集中力も少しづつ長い時間その記憶に対して割く必要性がある。

このため、作業効率も落ちてしまうと感じた。

 

そこで、タスクの記憶を外部化、要するにメモした。

 

すると、その時点で「タスクを頭の中からは忘れてもいいや」と思えるようになる。

「メモがある」という一点だけを覚えていればいいので、忘れないように覚えていなければだとか、いつまでに何をとか、次はどのタスクをつぶそうかなどと考える必要がなくなる。

「一つのタスクが終わったらメモをみる」というルールすら習慣化してしまえば、何も記憶をする必要がなくなる。

そのため、「いま」の作業だけに思い切り集中出来るのである。

 

実は、このように集中して作業してみることで初めて、今まで集中していなかったことに気がついた。

作業効率も格段に上がり、プロジェクト進行も早くなった。

脳の集中力が上がったことにより、成果物のクオリティも上がった(と思う)。

 

タスクを洗い出す時間を含めても全く比較にならない程の時間的な余裕が生じた上に、作業効率もあがり、作業中のストレスも軽減した。

 

私の尊敬する方の中でも、タスクの洗い出しやTODOリストに反対という方も実はいるのだが、私は上記の理由からタスク洗い出しTODO化をすごく気に入っている。